Obligation légale
Le livre journal est un document comptable obligatoire pour tout commerçant, en vertu de l'article L123-12 du Code de commerce et des articles 921-1 à 921-7 du PCG. Il doit enregistrer toutes les opérations affectant le patrimoine de l'entreprise, dans l'ordre chronologique.
Les caractéristiques formelles imposées sont strictes : tenu sans blanc ni rature, les erreurs doivent être corrigées par une écriture rectificative (et non par effacement). En pratique, les logiciels comptables gèrent automatiquement ces contraintes.
Forme du livre journal
Chaque écriture du livre journal comprend obligatoirement :
- La date de l'opération
- Le libellé décrivant la nature de l'opération et la référence de la pièce justificative
- Les numéros de comptes débités et crédités
- Les montants débités et crédités (toujours équilibrés : total débit = total crédit)
Les entreprises peuvent tenir un journal centralisateur alimenté par des journaux auxiliaires (achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses). Les totaux de ces journaux auxiliaires sont centralisés dans le journal général au moins une fois par mois.
Livre journal vs grand livre
| Critère | Livre journal | Grand livre |
|---|---|---|
| Organisation | Chronologique (par date d'opération) | Par compte PCG |
| Contenu | Toutes les écritures dans l'ordre temporel | Tous les mouvements d'un compte, dans l'ordre chronologique |
| Utilisation | Preuve de la chronologie, contrôle des saisies | Calcul des soldes de comptes, préparation de la balance |
| Obligation légale | Oui (L123-12 C.com) | Oui (L123-12 C.com) |
Conservation : 10 ans
Le livre journal doit être conservé pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, conformément à l'article L123-22 du Code de commerce. Cette durée de conservation s'applique à tous les livres comptables obligatoires : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, ainsi qu'aux pièces justificatives correspondantes.
La conservation peut être assurée sous forme papier ou informatique, à condition de garantir l'intégrité, l'accessibilité et la lisibilité des données pendant toute la durée légale. La plupart des logiciels comptables archivage permettent l'export des données dans des formats pérennes (PDF, CSV, FEC).