Gestion courante

Une noté de frais est un document etabli par un salarie ou un dirigeant pour demander le remboursement de dépenses professionnelles avancees avec ses fonds personnels. Elle joue le rôle de piece justificative comptable : sans noté de frais valide, la dépense n'est pas déductible et le remboursement peut être requalifie en avantage en nature imposable.

Ce que doit contenir une noté de frais

  • Date et lieu de la dépense
  • Nature et objet professionnel (pourquoi, avec qui)
  • Montant exact, en HT si la TVA est recuperable
  • Identite du bénéficiaire (nom, fonction)
  • Justificatif original joint (facture, ticket, reçu)

Un ticket de caisse sans le nom de la société ne suffit pas pour recuperer la TVA. En revanche, pour des dépenses inferencieures a 150 EUR TTC, un simple ticket peut suffire si toutes les mentions ci-dessus sont portees sur la noté de frais elle-même.

Frais kilometriques : bareme ou frais réels

Pour les deplacements en voiture personnelle, deux méthodes existent :

  • Bareme forfaitaire fiscal : nombre de km x taux selon la puissance fiscale (cf. tableau officiel annuel). Simple, pas de justificatif de coût, pas de TVA recuperable.
  • Frais réels : carburant, peage, stationnement... avec justificatifs. La TVA sur le carburant des voitures essence est partiellement recuperable (80%).

Le bareme est plus simple mais souvent avantageux pour les petits rouleurs. Les grands rouleurs ont parfois intérêt aux frais réels.

TVA recuperable sur les notés de frais

Type de fraisTVA recuperable
Repas professionnelsOui (taux 10%), sur facture au nom de la société
Carburant essence (voiture de tourisme)80%
Carburant diesel80%
PeagesOui (taux 20%)
HotelOui (taux 10%)
Billet de train / avionNon (exonère de TVA)
Note de frais — Mentions, frais kilométriques et TVA récupérable Justificatif original obligatoire — Barème ou frais réels — Conservation 10 ans Mentions obligatoires Date, lieu de la dépense Nature et objet professionnel Montant HT (si TVA récupérable) Identité bénéficiaire Justificatif original joint Ticket sans nom société → TVA non récup. Frais kilométriques Barème forfaitaire fiscal km × taux/CV — simple — pas de TVA Avantageux petits rouleurs Frais réels Carburant + péage + stationnement TVA partielle — grands rouleurs TVA récupérable Repas professionnels — Oui (10 %) Carburant essence / diesel — 80 % Péages — Oui (20 %) Hôtel — Oui (10 %) Train / avion — Non (exonéré TVA)

Conservation des justificatifs

Les justificatifs de notés de frais doivent être conserves 10 ans (même prescription que les autres pieces comptables). Depuis 2017, la copie numérique d'un justificatif papier à la même valeur legale que l'original, à condition que le processus de numerisation soit fiable et traçable (arrêté du 22 mars 2017 relatif à l'archivage numérique).