Définition
L'inventaire physique est le recensement et le comptage réel de l'ensemble des actifs de l'entreprise — stocks, immobilisations, espèces en caisse — effectué à une date donnée. Il permet de vérifier la concordance entre les données comptables et la réalité physique, et de déterminer la valeur exacte du stock à la clôture de l'exercice.
Contrairement à l'inventaire permanent (suivi informatique en continu), l'inventaire physique implique un comptage manuel ou assisté par des outils (douchettes, RFID, inventaire tournant…).
Obligation légale
L'article L123-12 du Code de commerce impose à tout commerçant de procéder à un inventaire au moins une fois par an. Le règlement ANC n° 2014-03 précise que cet inventaire doit permettre de vérifier l'existence et la valeur des actifs et passifs. Le résultat de l'inventaire est consigné dans un livre d'inventaire, document comptable obligatoire (conservation 10 ans).
La date de l'inventaire n'est pas nécessairement le 31 décembre : les entreprises peuvent réaliser leur inventaire physique quelques semaines avant ou après la clôture, à condition d'effectuer les ajustements nécessaires (mouvements entre la date d'inventaire et la date de clôture).
Organisation pratique
Un inventaire physique bien organisé repose sur :
- La préparation des listes de comptage par zone ou famille d'articles
- La désignation d'équipes de comptage binômes (un compteur, un saisisseur)
- Le gel des mouvements de stock pendant le comptage (arrêt des réceptions et expéditions)
- Un double comptage des zones à forts enjeux financiers
- La valorisation des quantités comptées aux coûts d'entrée (CMUP ou FIFO)
L'inventaire tournant
Les grandes entreprises pratiquent l'inventaire tournant (cycle counting) : un sous-ensemble du stock est compté chaque semaine ou chaque mois de façon à ce que la totalité du stock soit inventoriée plusieurs fois dans l'année. Cela évite de stopper toute activité une journée entière pour un grand inventaire annuel.
Traitement comptable des écarts d'inventaire
L'écart d'inventaire = Quantité théorique (issue des fiches de stock) - Quantité physique comptée. Si cet écart est significatif, il faut :
- Débit 6585 - Charges diverses de gestion courante (si le stock réel est inférieur au stock théorique : perte)
- ou Crédit 7585 - Produits divers de gestion courante (si le stock réel est supérieur : gain)
- En contrepartie du compte de stock concerné (31, 37, etc.)
Des écarts récurrents et importants peuvent signaler des problèmes de vols, de casses non déclarées, d'erreurs de saisie systématiques ou de procédures internes défaillantes.