Définition
Le lettrage comptable est l'opération qui consiste à associer dans un même compte tiers deux écritures ou plus qui se compensent : une facture et son règlement, un avoir et la facture correspondante, un acompte et la facture finale. On dit que les écritures sont "lettrées" quand leur total est nul (elles s'annulent mutuellement).
Cette technique est utilisée principalement dans les comptes clients (411) et fournisseurs (401). Une fois lettrées, les écritures peuvent être masquées de l'affichage, ne laissant apparaître que les opérations non soldées : les factures en attente de règlement.
Utilité pour le suivi clients
Le lettrage est l'outil de base de la gestion du poste clients :
- Identification des impayés : les factures non lettrées sont des factures en attente de règlement
- Détection des règlements partiels : un règlement partiel laisse une écriture non lettrée correspondant au solde restant dû
- Rapprochement des avoirs : un avoir lettré avec une facture confirme que l'avoir a bien été déduit
- Préparation des relances : seules les factures non lettrées doivent faire l'objet de relances
Exemple pratique
Facture n° F001 de 10 000 € (débit compte 411 Client A). Règlement reçu de 10 000 € (crédit compte 411 Client A). Le lettrage associe les deux lignes sous la même lettre (ex. "A") : leur total = 0, elles sont soldées. Si le règlement n'est que de 7 000 €, il reste une ligne non lettrée de 3 000 € représentant le solde dû.
Lettrage automatique dans les logiciels
Les logiciels comptables modernes proposent le lettrage automatique sur critères : montant identique, numéro de facture présent dans la référence du virement, date correspondante… Le lettrage automatique réduit considérablement le temps de travail mais nécessite une vérification humaine pour les cas non résolus automatiquement (règlements partiels, regroupement de plusieurs factures…).
L'import des relevés bancaires (OFX, CFONB, CSV) combiné au lettrage automatique est aujourd'hui la base du rapprochement bancaire dans les logiciels type Sage, Cegid, ou les solutions cloud (Pennylane, Axonaut).
Balance âgée et lettrage
La balance âgée clients est le rapport qui ventile les créances non lettrées par ancienneté (0-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours, +90 jours). Elle n'est fiable que si le lettrage est à jour : une facture réglée mais non lettrée apparaîtra comme impayée, faussant les relances et le calcul des provisions pour créances douteuses.